…brennt? Oder der Wechsel vom Telefonanbieter nicht klappt? Oder gar die Staatsanwaltschaft vor der Tür steht? Im Alltag stellt sich diese Frage meist erst, wenn der Fall eingetroffen ist. Doch dann kann es zu spät sein.
Flammen und Löschwasser auf Kundenakten
Im Oktober berichtete der Weser-Kurier von zwei schlimmen Bränden in Oyten. Darunter ein Abrechnungsservice für Arztrechnungen in der Oytener Beethovenstrasse.
„Die Betreiber erfuhren mitten in der Nacht von dem Feuer. Zwar habe das Löschwasser bis dahin schon großen Schaden angerichtet, doch sei die Lage noch übersichtlich gewesen…Gegen 6 Uhr morgens schrillten erneut die Alarmglocken – wieder war der Einsatzort die Beethovenstraße. „In der Zwischendecke des ersten Obergeschosses zum Dachbereich konnte ein Glutnest offenbar nicht aufgespürt werden“. Es kam erneut zum Brand.
30 Einsatzkräfte waren dieses Mal im Einsatz. Gegen 10 Uhr waren die Flammen gelöscht…es bot sich ein Bild der Zerstörung. „Die ganze Decke ist runtergekommen, die Hautarztpraxis stand völlig unter Wasser“, schildern die beiden. Überall in ihren Räumen liegt der Dämmstoff aus der eingestürzten Decke, alles ist patschnass. Zu retten gibt es da kaum noch etwas.“
Stellen Sie sich nun so einen Fall in Ihrem Büro, in Ihrer Firma vor.
Fahrplan für den Ernstfall
Jeder von uns kennt die grünen Fluchtwegschilder in Behörden, Einrichtungen oder im Kino. Solche „Fluchtwege“ für den Fall der Fälle sind in großen Firmen auch für andere Ernstfälle vom simplen Stromausfall bis zum Besuch des Staatsanwaltes oder vorhanden. Und der Ernstfall wird hin und wieder geprobt.
Zu diesen Vorbereitungen gehören Gefahrenbeschreibung, Handlungsanweisung und Checkliste zur Vermeidung der mit den Vorfällen verbundenen Notfallsituationen. Nehmen wir den Stromausfall als Beispiel.
Die Beschreibung der Situation für die Firmenmitarbeiter sieht in etwa so aus :
Durch den Stromausfall ist die Verfügbarkeit der Server nicht mehr gegeben. Bei unkontrolliertem Ausschalten der Server droht Datenverlust.
In der Handlungsanweisung müsste dann abhängig von der vorhanden EDV-Technik auf ein Reservestromaggreggat oder auf ein kontrolliertes Herunterfahren der Server verwiesen werden. Danach was zu passieren hat, wenn der Strom wieder da ist. In die Checkliste gehören dann monatliche oder quartalsmäßige Kontrollmaßnahmen durch festgelegte Verantwortliche.
Wenn es für Geschäftsführer und Manager ernst wird
Besuch von der Macht des Gesetzes war noch vor einigen Jahren etwas exotisches, was den „normalen“ Selbständigen sowieso nie trifft. Das ist heute nicht mehr so. Fast täglich lesen wir von eingeleiteten Maßnahmen der Staatsanwaltschaft bei Firmen, von denen man dies nie erwartet hätte.
Die Spannbreite der Anlässe für solche Maßnahmen geht von Steuer- und Subventionsbetrug über ungesetzliche Aktivitäten im Internet bis zu Verdachtsfällen um die Firmenbilanz. Untersuchungen bei Prominenten wie Nadja Auermann, Dieter Hopp oder Boris Becker fanden die entsprechende mediale Aufmerksamkeit.
Klopft der Staatsanwalt an die Tür beginnt für die Firma , den Eigentümer und die Mitarbeiter eine Situation, die nicht nur eine juristisch und psychisch belastende Phase für das Unternehmen einleitet sondern auch die Reputation der Firma gefährdet. Krisenmanagement wäre gefragt, wenn man sich präventiv schon einmal mit so einem Szenario befasst hätte. Ein solches Krisenmanagement bzw. -marketing nennt man in den USA Litigation-PR.
„Kaum ein Manager weiß noch, was strafbar ist. Die Rechtssicherheit, einst strahlender Standortvorteil Deutschlands, droht schweren Schaden zu nehmen. Die Wirtschaftselite fühlt sich kriminalisiert. Keiner ist gegen Ermittlungen gefeit“, schrieben die Wirtschaftsjournalisten Student und Werres im Manager-Magazin. Zu unübersichtlich ist das Gesetzeswerk vom Strafgesetzbuch über Insolvenzrecht bis zum Außenwirtschaftsgesetz reicht. Und für Einzelunternehmer oder Mittelständler ohne eigene Rechtsabteilung gleich gar.
Notfallplan in der Vermittler-Firma
Für Makler und andere Vermittler sollte deshalb am Anfang einer Notfall-Planung nach dem oben genannten Beispiel für einen Stromausfall das Erfassen aller möglichen Notfallsituationen stehen. Dazu gehören sicher zuerst schwerwiegende Erkrankungen und plötzlicher Tod, Elementarereignisse wie Brand, Sturm- und Wasserschäden und technische Ausfälle der IT. Notfälle betreffen aber auch die Rechtbeziehungen zum Finanzamt, Versicherern oder den Kunden. Bei letzteren können Datenschutzverstöße oder Vorwürfe zur Falschberatung eine wesentliche Rolle spielen.
Wenn die relevanten Notfall-Bereiche abgesteckt sind, sind einzuleitende Maßnahmen und Schritte in der internen und externen Kommunikation festzulegen. Und immer auch wer macht was mit wem. Wenn hierzu Klarheit besteht, sollten entsprechende Regelungen für einen Ersatzmann oder eine Ersatzfrau zum Beispiel bei einer GmbH auch im Gesellschaftervertrag (Vertretbarkeit, Vollmachten etc.) vorgenommen werden.
Für einen „Notfallkoffer“ empfehlen Ratgeber neben den Notfallfahrplänen für verschiedene Situationen vor allem die Festlegungen für eine Vertretung, Vollmachten, Verträge und Dokumente, wichtige Kontakt- und Bankdaten, sowie die für die Firma wichtige Versicherungsverträge, Passwörter und wichtige Schlüssel. Regelmäßige Datensicherungen zu Kunden- und Mitarbeiterdaten, Geschäftsberichte der letzten Jahre sowie Passwörter und ähnliches gehören ebenfalls dazu.
Treffen kann es jedes Unternehmen – ob schuldig oder nicht
Ob Elementarschaden oder Durchsuchung – es kann jede Firma treffen. Im Interesse der Firma und der Mitarbeiter sind die entsprechenden Vorbereitungen anzuraten. Die IHKs geben dazu wertvolle Anregungen.
Und wie sieht Ihre Notfallplanung aus?
Dr. Peter Schmidt
Experte Personenversicherungen und Unternehmensberater im Bereich Versicherungen, Vertriebe und Makler mit langjähriger Erfahrung als Führungskraft und Vorstand bei deutschen Versicherern und twittert als „assekuranzdoc“. Besuchen Sie auch seine Webseite und werden Sie Fan von Dr. Schmidt auf Facebook.
